Le traditionnel kick-off ou réunion de lancement est l’occasion pour les entreprises d’informer, d’échanger et de motiver leurs équipes en leur présentant le bilan de l’année écoulée et les objectifs stratégiques de l’année à venir.
Pour votre kick-off, vous aviez pris l’habitude de réunir vos collaborateurs en conclave dans un hôtel de luxe à Hammamet, Tozeur ou Tabarka, le temps d’un séminaire intensif fait de réunions de travail, d’activités de groupe et de soirées de gala..
Il arrive parfois qu’on ne puisse pas organiser d’évènements en présentiel pour diverses raisons, comme par exemple, une pandémie mondiale 😱 et en tant que manager, DRH ou responsable de la communication interne, les options qui s’offrent à vous semblent bien maigres..
La bonne nouvelle est que vous pouvez parfaitement organiser un kick-off en ligne réussi, moyennant une certaine préparation et l’adoption de bonnes pratiques. Bien entendu, chaque entreprise est unique et présente des contraintes qui lui sont propres, mais dans cet article, nous vous donnons quelques bases pour vous aider à entamer votre réflexion.
1. Définissez une thématique
Tout comme pour un événement en présentiel, l’improvisation est à exclure! Le challenge de capter l’attention de votre auditoire est double ici car il ne faut pas oublier que celui-ci sera derrière un écran. Il est donc conseillé de définir un fil rouge qui servira de conducteur à l’événement et vous permettra de faire passer vos chiffres-clef et messages stratégiques avec un maximum d’impact.
2. Misez sur une structure dynamique
Gare aux présentations powerpoint interminables et aux discours-fleuves, vous risquez de perdre l’attention de votre audience au bout d’une quinzaine de minutes maximum.. Pour y remédier, n’hésitez pas à “casser” la monotonie en introduisant de fréquentes ruptures et en alternant les formats: capsules vidéo, sondages interactifs, animations, icebreakers en ligne, tableau blanc virtuel…
3. L’animateur, un atout majeur
Pierre angulaire de votre séminaire en ligne, le choix du MC est crucial car à lui seul peut faire ou défaire un évènement. Un(e) animateur(trice) professionnel(le) va ainsi pouvoir apporter de l’expérience pour gérer le conducteur de manière dynamique et fluide. Sa maîtrise de l’exercice de communication lui permettra d’introduire efficacement les sujets et les intervenants et booster l’interaction avec le public.
Il est bien entendu tout à fait possible de faire appel à une personne interne à l’entreprise à condition d’abord qu’elle possède le charisme nécessaire pour endosser ce rôle et si ensuite elle dispose de suffisamment de temps et d’énergie à dédier aux préparatifs en amont.
4. Choisissez la bonne plateforme
Le choix de la plateforme pour héberger votre séminaire en ligne est un élément important à considérer. C’est à travers elle que votre auditoire va pouvoir accéder à l’évènement. Il faut donc qu’elle réunisse plusieurs critères:
– Capacité: supportera-t-elle le nombre requis de participants? Combien d’entre eux peuvent partager leur caméra en simultané?
– Robustesse: est-ce qu’elle a les capacités techniques pour assurer un service ininterrompu?
– Possède-t-elle les fonctionnalités suivantes: Agenda interactif, Chat public/privé, Salles de sous-commission virtuelles, Modération des commentaires, Networking, Intégration d’outils interactifs…
– Est-elle facile et intuitive d’utilisation?
– Convient-elle à mon budget? Entre un outil de visioconférence gratuit mais limité à 60 minutes et une licence pro toutes options à 20,000 $/an, le choix est vaste. N’hésitez donc pas à décortiquer les specs techniques et à tester en mode démo avant de vous engager. Ou gagnez du temps et faites appel à des spécialistes.
5. Un pincée de gamification, un soupçon d’interactivité et une bonne dose de fun
Profitez de ce séminaire en ligne pour faire d’une pierre deux coups: fournir à vos collaborateurs des expériences interactives, tout en répondant à vos objectifs business et RH: booster la compétitivité, améliorer la communication, développer des soft skills, stimuler la créativité, décloisonner et casser les silos, augmenter la productivité en télétravail, optimiser les ressources…
En fonction de votre culture d’entreprise, vous pourrez décider où placer le curseur entre sérieux et fun, ou alterner entre les serious games/ business games et les activités de cohésion d’équipe.
N’hésitez pas à faire appel à des professionnels du team building, rompus à l’exercice et qui sauront vous fournir une prestation sur-mesure en fonction de vos besoins.
6. Récompenses et reconnaissance: un must à intégrer
Un kick-off n’en est pas un si on omet de célébrer le succès de la période écoulée, surtout si celle-ci a été particulièrement challengeante pour votre staff. Mais vu que l’évènement se déroule en ligne, on est tenté de passer cet élément à la trappe. Ne commettez surtout pas cette erreur! Prévoyez plutôt un moment dans le programme où vous allez mettre à l’honneur vos collaborateurs les plus performants. En guise de récompense, offrez-leur des goodies à livrer en amont (smartphone, chocolats personnalisés..) ou des cadeaux dématérialisés (abonnement dans une salle de sport, week-end dans un hôtel, etc..). Motivation assurée pour l’année à venir!
7. La cerise sur le gâteau: une production façon émission TV
Afin de rendre l’expérience mémorable pour votre audience, et “pallier” en quelque sorte à leur frustration de ne pas pouvoir se réunir en personne comme tous les ans, misez sur une production de qualité digne d’une émission TV: un studio professionnel 3D avec plusieurs caméras, un éclairage et une prise de son de qualité professionnelle, une scénographie en accord avec le fil rouge de l’évènement, le pré-enregistrement de vidéos à diffuser le jour J, l’habillage sonore et les génériques…Ces prestations peuvent peser dans le budget global mais selon la taille de votre entreprise, peuvent finir par coûter bien moins cher que si vous aviez à prendre en charge l’hébergement, le fooding, le transport, les soirées et toutes les dépenses inhérentes à un séminaire à l’hôtel.
Vous souhaitez être accompagnés dans la mise en place de votre prochain kick-off? Contactez-nous pour une proposition sur mesure!
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